دائرة الحفظ تتولى دائرة الحفظ : ـ تنفيذ اصول وقواعد الحفظ لجهة استلام المحفوظات وتسجيلها وفرزها وتصنيفها وتبويبها وحفظهاواعداد اللوائح والفهارس والجداول العائدة لها وايداع نسخ عنها مصلحة الدراسات والتوثيق ـ تقديم المشورة والمساعدة في تنظيم المحفوظات لدى القطاعين العام والخاص وفقا للقوانين والأنظمة التى ترعى هذا الموضوع ـ حماية المحفوظات والوثائق التي هي في حوزة المؤسسة ضد أي اعتداء او انقاص أو تلف أو أي خطر تتعرض له . ـ تقديم الاقتراحات لتطوير الحفظ ووسائله بغية تعميمها على الجهات المعنية ـ اعطاء نسخ طبق الأصل عن المحفوظات التي يسمح القانون بالاطلاع عليها وفقا للاصول.